項目管理過程組案例研究5--項目收尾

　　摘要：在項目收尾的時候，Erica和她的團隊準備了較終報告、較終展示、合同文本和經(jīng)驗教訓報告。) 6．過渡計劃 7．年度項目利潤量度方法 附件： A.項目管理文檔 ．業(yè)務案例 ，項目章程 ．團隊協(xié)議 ．范圍說明書 ．工作分解結(jié)構(gòu) ，基線和實際的甘特圖 ，分級風險列表 ．里程碑報告 。

　　3．4。5 項目收尾

　　 收尾過程包括獲得干系人和顧客對于較終產(chǎn)品和服務的驗收，同時使得項目或者項目階段實現(xiàn)有序的結(jié)束。它包括核實所有的可交付成果都是完整的，通常還包括較終的陳述。即使許多項目在完成之前就被取消了，正式的結(jié)束項目，從中吸取經(jīng)驗教訓以有利于將來的項目也是重要的。如哲學家GeorgeSantayana所說，“不記得過去的人必將重復犯錯誤”。

　　 為項目平滑的過渡到公司的日常運作做計劃并執(zhí)行同樣重要。多數(shù)的項目產(chǎn)生的結(jié)果綜合到已有的組織結(jié)構(gòu)中。例如，JWD咨詢公司項目管理內(nèi)網(wǎng)項目將需要員工在運作以后支持內(nèi)網(wǎng)。Erica為支持新系統(tǒng)的三年生命周期，包括了支持每年4萬美元的成本。她還提供一個過渡計劃作為較終報告的一部分，提供從系統(tǒng)到公司運作的平滑過渡。計劃包括在內(nèi)網(wǎng)交付使用之前要解決的問題列表。例如，在六個月的項目完成以后，MichaelChen就不再工作在內(nèi)網(wǎng)項目了，所以，需要知道誰將支持“專家咨詢臺”欄目，同時為Michael安排一些時間與其一起工作。

　　 表3—13列出了基于《PMBOKGuide 2004》中的知識領(lǐng)域、過程和項目收尾的輸出。在任何項目的收尾過程中，項目團隊成員將花時間開發(fā)合適的收尾過程，交付項目較終的產(chǎn)品、服務或者輸出，更新組織的過程資產(chǎn)，比如項目文件和經(jīng)驗教訓報告。如果項目組在項目期間有采購項目，那么他們就必須正式地完成或者結(jié)束所有的合同。

　　 在項目收尾的時候，Erica和她的團隊準備了較終報告、較終展示、合同文本和經(jīng)驗教訓報告。Erica審核了從每個組員那里得到的機密的個人經(jīng)驗教訓報告，寫了一個總結(jié)經(jīng)驗教訓報告放到了較終的文檔中。表3-14提供了報告的部分內(nèi)容。注意高亮度的項目，例如有一個好的啟動會、一起合作開發(fā)一個組的約定，使用項目管理協(xié)同軟件，與項目團隊和發(fā)起人之間的良好溝通等的重要性。

　　表3-14 經(jīng)驗教訓報告(簡化版)

　　 項目名稱：JDC咨詢公司項目管理內(nèi)網(wǎng)項目

　　 項目發(fā)起人：JoeFleming

　　 項目經(jīng)理：EricaBell

　　 項目時間：2005年5月2日——2005年11月4日

　　 較終預算：15萬美元

　　 1．項目是否滿足范圍、時間和成本目標?

　　 我們確實滿足了范圍和時間目標，但是不得不申請追加1萬美元并已獲得發(fā)起人的審批。

　　 2．在項目范圍說明書中列出了哪些成功的準則?

　　 下面是在我們的項目范圍說明書給出的項目成功的準則：

　　 “我們的目標是在六個月內(nèi)完成這個項目，花費不能超過14萬美元。項目的發(fā)起人JoeFleming強調(diào)了當內(nèi)網(wǎng)完成后，一年內(nèi)收回成本的重要性。為了滿足這個財務目標，內(nèi)網(wǎng)必須有用戶的大力參與。我們必須制定一個方法當內(nèi)網(wǎng)在開發(fā)、測試以及正式使用的時候獲取利潤。即使項目的時間稍微加長或者成本稍微增加，但是如果該項目有一個好的回報，同時能夠幫助公司實現(xiàn)杰出咨詢組織的目標，那么項目仍將視為是成功的。”

　　3．省思是否滿足了項目的成功準則。

　　 如上所述，發(fā)起人并不在意項目超出預算，只要系統(tǒng)有一個好的回報期和幫助公司實現(xiàn)目標。我們已經(jīng)編制了新的內(nèi)網(wǎng)的一些財務和前景收益的文檔。例如，我們決定了在少一個人的情況下能夠保證刪O的正常運行，從而產(chǎn)生了顯著的成本節(jié)省。我們同樣從幾個客戶那里得到了關(guān)于新的內(nèi)網(wǎng)的優(yōu)秀反饋。

　　 4．從管理項目來說，哪些是你的項目團隊從這個項目中學到的經(jīng)驗教訓?

　　 主要的經(jīng)驗教訓包括：

　　有一個好的項目發(fā)起人有助于項目的成功。我們碰到了一些困難的情況，Joe富有建設(shè)性的幫助我們解決了這些問題。

　　團隊工作是基礎(chǔ)。在啟動會上，花時間讓每個人互相了解是很有幫助的。制定和遵循一個團隊協(xié)議也是有用的；

　　好的計劃在執(zhí)行中會得到回報。我們花了大量的時間來制定一個好的項目章程、范圍說明書、冊s和進度表等。所有的人都一起工作來制定這些計劃文檔，包括很強的外部買進。

　　項目管理軟件在整個項目過程中是非常有用的。

　　5．描述項目中做對的一個例子。

　　6．描述項目中做錯的一個例子。

　　 7．基于在本項目中獲得的經(jīng)驗，你將在下一個項目中采用哪些不同的做法。

　　 Edca讓Joe簽訂了一個客戶驗收表，該表是新的內(nèi)網(wǎng)上的一個樣例模板。她也希望所有的咨詢師在項目收尾時使用該表。

　　表3-15提供了項目較終報告的目錄。封面包括項目名稱、日期和組員的名字。(經(jīng)驗教訓報告的模板，客戶驗收表和包括在附錄D中的項目較終報告。)注意包括過渡計劃和在較終報告中每年分析項目的利潤的計劃。同樣，要注意較終報告中包含與所有的項目管理和產(chǎn)品相關(guān)的文檔附件。Edca知道提供好的較終文檔對于項目來說是多么重要。項目組產(chǎn)生了較終報告的硬拷貝和存儲在新的內(nèi)網(wǎng)上的電子商務版用于提供給其他的咨詢師在需要的時候使用。

　　 表3-15 項目較終報告的目錄

　　 1．項目目標

　　 2．項目結(jié)果總結(jié)

　　 3．計劃的和實際的開始和結(jié)束時間

　　 4．原始和實際預算

　　 5．項目評價(為什么做這個項目?產(chǎn)生了什么?什么是項目的成功?項目中哪些是對的，哪些是錯的?)

　　 6．過渡計劃

　　 7．年度項目利潤量度方法

　　 附件：

　　 A.項目管理文檔

　　 ．業(yè)務案例

　　 ，項目章程

　　 ．團隊協(xié)議

　　 ．范圍說明書

　　 ．工作分解結(jié)構(gòu)

　　 ，基線和實際的甘特圖

　　 ，分級風險列表

　　 ．里程碑報告

　　 ，狀態(tài)報告

　　 ．合同文件

　　 ．經(jīng)驗教訓報告

　　 · 較終展示

　　 ．客戶驗收表

　　B．與產(chǎn)品相關(guān)文檔

　　 ．調(diào)研和結(jié)果

　　 ．用戶輸入總結(jié)

　　 ．內(nèi)網(wǎng)內(nèi)容

　　 ．內(nèi)網(wǎng)設(shè)計文檔

　　 ．測試計劃和報告

　　 ．內(nèi)網(wǎng)推廣信息

　　 ．內(nèi)網(wǎng)規(guī)模使用信息

　　 ．項目利潤量度信息

　　 在較終的項目展示后，Erica為項目團隊組織了一個正式的項目結(jié)束午宴。她用這個午宴來分享經(jīng)驗教訓和慶祝項目的成功完成。

　　 項目管理過程組(啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾)提供了理解項目管理的有用框架。它們適用于多數(shù)的項目(信息技術(shù)的和非信息技術(shù)的)，同時項目管理知識領(lǐng)域幫助項目經(jīng)理來在他們特定組織中獲得管理項目的總體視圖。

　　案例結(jié)局

　　 如項目章程中所計劃的，EricaBell和她的團隊于2005年11月4日