項(xiàng)目管理過程組案例研究2--項(xiàng)目計(jì)劃

　　摘要產(chǎn)品的特征和需求： 1．模板和工具：內(nèi)部網(wǎng)站授權(quán)用戶能夠下載并使用這些文件來創(chuàng)建項(xiàng)目管理文檔，并幫助他們使用項(xiàng)目管理工具。項(xiàng)目組同樣想列出幾個(gè)進(jìn)度表中的里程碑，例如關(guān)鍵交付成果的完成，所以他們準(zhǔn)備了里程碑的獨(dú)立列表，這些包含在甘特圖中。

　　3．4．2 項(xiàng)目計(jì)劃

　　 計(jì)劃通常是項(xiàng)目管理中較困難和較不受重視的過程。因?yàn)橛?jì)劃通常不是用來推動(dòng)工作的，所以許多人對計(jì)劃持消極態(tài)度。項(xiàng)目計(jì)劃的主要目的是指導(dǎo)項(xiàng)目的執(zhí)行。為了指導(dǎo)執(zhí)行，計(jì)劃必須實(shí)際且有用，所以，必須投入大量的時(shí)間和努力到計(jì)劃過程；對某些工作非常熟悉的人需要計(jì)劃這些工作。

　　 表3—5按照《PMBOKGuide 2004》列出了項(xiàng)目管理的知識(shí)領(lǐng)域、過程和項(xiàng)目計(jì)劃的輸出。項(xiàng)目計(jì)劃過程組有許多潛在的輸出，包含了所有的知識(shí)領(lǐng)域。本章列出了JWD咨詢公司的項(xiàng)目管理內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目的一些計(jì)劃文檔做為例子。記住《PMBOKGuide 2004》只是一個(gè)指南，許多組織也許基于各自特定的目的有不同的計(jì)劃輸出。

因?yàn)轫?xiàng)目管理內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目相對較小，Erica認(rèn)為下面是一些較重要的計(jì)劃文檔：

　　 ●團(tuán)隊(duì)協(xié)議(沒有列在表3—5中，基于《PMBOKGuide 2004》)

　　 ●項(xiàng)目范圍說明書

　　 ●工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)

　　 ●項(xiàng)目進(jìn)度表，以甘特圖的形式，包含所有的相關(guān)關(guān)系和資源

　　 ●具有優(yōu)先次序的風(fēng)險(xiǎn)列表(部分風(fēng)險(xiǎn)登記)

　　 所有這些文檔和其他項(xiàng)目相關(guān)的信息對于項(xiàng)目管理內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目上的所有項(xiàng)目組成員都是可見的。JWD咨詢公司已經(jīng)使用項(xiàng)目管理內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目好幾年了，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)它們確實(shí)能夠幫助促進(jìn)溝通和項(xiàng)目信息歸檔。對于大的項(xiàng)目，JWD咨詢公司同樣創(chuàng)建了項(xiàng)目組織圖、一個(gè)正式的溝通管理計(jì)劃、一個(gè)質(zhì)量管理計(jì)劃、詳細(xì)的成本估計(jì)、采購計(jì)劃和其他計(jì)劃文檔。在以后的章節(jié)中，你將學(xué)習(xí)到更多的按知識(shí)領(lǐng)域來說明的這些文檔。附錄D提供了創(chuàng)建這些文檔中大多數(shù)的模板。

　　 在項(xiàng)目組簽署了項(xiàng)目章程以后，Erica馬上組織了項(xiàng)目管理內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)。會(huì)議的重要的部分是幫助項(xiàng)目組成員彼此認(rèn)識(shí)。Erica已經(jīng)與每一個(gè)組員分別談過話，但是，這是整個(gè)項(xiàng)目組成員彼此之間的首次碰面。JessieFaue在項(xiàng)目管理辦公室和Erica一起工作，所以他們非常了解對方。但是，Jessie對公司不大了解，不認(rèn)識(shí)其他任何組員。MichaelChen是一個(gè)高級咨詢師，經(jīng)常工作在外部客戶的高優(yōu)先級的項(xiàng)目上。他和他的助理JillAnderson參加了啟動(dòng)會(huì)，當(dāng)他比較忙的時(shí)候，Jill將支持該項(xiàng)目。每個(gè)人都重視Michael的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)他在處理人際關(guān)系的時(shí)候是極端直率的。Michael還因?yàn)橐郧绊?xiàng)目的關(guān)系而認(rèn)識(shí)兩個(gè)客戶代表。KevinDodge是JWD咨詢公司內(nèi)部網(wǎng)站的領(lǐng)導(dǎo)者，重點(diǎn)在技術(shù)細(xì)節(jié)上。CindyDawson同樣是從IT部門來的，同時(shí)還有作為業(yè)務(wù)咨詢師與外部供應(yīng)商進(jìn)行談判的經(jīng)驗(yàn)。KimPhuong和PageMiller是兩個(gè)客戶代表，對該項(xiàng)目非常積極，但是對于共享他們公司的敏感信息是非常警惕的。

　　 Erica讓每個(gè)人都介紹自己，然后采用一個(gè)破冰的活動(dòng)讓每個(gè)人都更加放松。她讓每個(gè)人在不考慮任何成本的情況下，描述自己夢想中的假期應(yīng)該怎樣度過。這個(gè)活動(dòng)使得大家互相了解，也展示了他們個(gè)性中不同的方面。Erica明白，建立一個(gè)強(qiáng)大的隊(duì)伍并且彼此之間能夠進(jìn)行很好地配合是非常重要的。

　　 然后Erica解釋了項(xiàng)目的重要性，回顧了簽署的項(xiàng)目章程。她解釋一個(gè)幫助項(xiàng)目組共同工作的重要工具是：讓成員們制定一個(gè)每個(gè)人都樂意簽署的團(tuán)隊(duì)協(xié)議。JWD咨詢公司相信在所有的項(xiàng)目中使用團(tuán)隊(duì)協(xié)議能夠幫助促進(jìn)團(tuán)隊(duì)工作，并闡明團(tuán)隊(duì)交流的重要性。她解釋了一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)議中的主要主題，并且展示了一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)議模板。然后她讓組成員分成了兩個(gè)小組，每組有一個(gè)咨詢師，一個(gè)部門成員和一個(gè)客戶代表。這些小組使得每個(gè)人更容易表達(dá)意見。每個(gè)組共享了哪些信息應(yīng)該放到協(xié)議中，然后一起形成了一個(gè)項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)協(xié)議。表3—6顯示了較后的團(tuán)隊(duì)協(xié)同協(xié)議，該協(xié)議花費(fèi)了90分鐘。Erica能夠看出組中成員的不同個(gè)性，但是感覺到所有人應(yīng)該能夠很好地在一起工作。