項目管理過程組

　　摘要：通常的監(jiān)視和控制過程是績效報告，在這些報告中，項目的 干系人能夠識別任何需要的變化，從而保證項目沒有偏離目標。如果需要變更項目的目標或者計劃，那么監(jiān)控過程就要保證這些變更是有效的，同時能夠滿足干系人的需要和期望。

　　案例分析

　　 EricaBell負責管理JWD(JobWellDone)咨詢公司的項目管理辦公室。JWD公司有超過200名的全職咨詢師和更多的兼職咨詢師。JWD咨詢公司提供各種咨詢服務來幫助各家公司選擇和管理I了項目。該公司致力于搜索和管理高回報的項目，開發(fā)強有力的度量標準來衡量項目管理的績效和項目完成后對公司的利益。公司的重點放在度量標準以及與客戶協(xié)同工作上面，從而比許多競爭對手更有競爭力。

　　 該咨詢公司的首席執(zhí)行官JoeFleming想讓公司繼續(xù)成長為一個世界級的咨詢公司。因為這家咨詢公司的業(yè)務核心是幫助其他公司來進行項目管理，所以JoeHeming感覺到在公司內(nèi)部使用示范性過程來管·理自己的項目是至關重要的。他要求Erica和其團隊以及公司的其他咨詢師一起工作來開發(fā)一個內(nèi)部網(wǎng)站，使得他們能夠共享項目管理知識。他同樣認為將一些信息對公司的客戶透明是有意義的。例如，公司能夠提供項目管理模板、工具、論文、其他網(wǎng)站的鏈接和“專家咨詢臺”的特色服務等來幫助與現(xiàn)在和未來的客戶建立關系。因為JWD咨詢公司強調(diào)高盈利項目的重要性，所以Joe同樣想要在該項目進行之前看到該項目的業(yè)務案例。 ．

　　 回顧第1章中所述，項目管理是由九個知識領域組成的：綜合、范圍、時間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風險和采購。另外一個需要理解的重要的概念是項目包括五個項目管理過程組：啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。對這些過程組進行調(diào)節(jié)以滿足個別項目的需求，增加成功管理項目的可能性。本章通過基于JWD咨詢公司的一個模擬案例詳細描述項目的每個過程組。盡管你將從第4—12章學到各領域的知識，但首先來了解一下它們?nèi)绾卧诠芾硪粋€項目的大環(huán)境中發(fā)揮作用是非常重要的。了解知識領域和項目管理過程組是如何結合在一起的將是以后各章的基礎。

　　3．1 項目管理過程組

　　 項目管理是一個綜合性的努力，在一個知識領域內(nèi)的決策和行為在某個特定時間內(nèi)通常會影響到其他的知識領域。管理這些交互過程通常需要在項目的范圍、時間和成本(在第1章中所描述的項目管理的三項約束)之間做出平衡。項目經(jīng)理也需要在其他的知識領域(例如在風險和人力資源)進行平衡。因此，可以把項目管理視為一系列的相關過程。過程(process)是指向某一特定結果的一系列活動。一個項目管理過程組(pro／iectman—agementprocessgroups)包括啟動活動、計劃活動、執(zhí)行活動、監(jiān)控活動以及收尾活動。

啟動過程(initiatingprocesses)包括定義和批準一個項目或者項目階段。啟動一個項目或者只是一個項目的概念階段，必須有人來定義項目的業(yè)務需求，必須有人贊助項目， 必須有人來做項目經(jīng)理。啟動過程在項目的每個階段都發(fā)生。因此，不可以將過程組與項目階段等同起來?；貞浺幌?，不同的項目有不同的項目階段，但是所有的項目都包含這五個過程組。例如，項目經(jīng)理和團隊應該在項目生命周期的每個階段重新檢查項目的業(yè)務需求，來決定項目是否值得繼續(xù)進行。終止一個項目同樣需要啟動過程。必須有人啟動活動以保證項目團隊完成所有的工作、歸檔經(jīng)驗總結和重新分派項目的資源，并保證顧客接受工作的結果。

　　 ·計劃過程(planningprocesses)包括制訂和維護一個可執(zhí)行的計劃，以保證項目滿足組織的要求。通常沒有單一的“項目計劃”。有幾種項目計劃，比如范圍管理計劃、調(diào)度管理計劃、成本管理計劃和采購管理計劃等，這些管理計劃及時地定義了與項目相關的每個知識領域。例如，項目團隊必須定制一個計劃來定義需要做的工作，安排工作相關的活動，估計執(zhí)行工作需要的成本，決定需要采購什么樣的資源來完成工作等。為了適應項目和組織不斷變化的環(huán)境，項目團隊經(jīng)常需要在項目生命周期的每個階段修改項目計劃。在第4章中描述的項目管理計劃將用來協(xié)調(diào)所有計劃的信息。

　　 ·執(zhí)行過程(executingprocesses)包括協(xié)調(diào)人力和其他資源來執(zhí)行項目的計劃，以產(chǎn)生項目或者項目階段的產(chǎn)品、服務或者結果。執(zhí)行過程的例子包括組織項目團隊、指導和管理項目團隊、執(zhí)行質(zhì)量保證、發(fā)布信息和選擇供應商。 ：

　　 ·監(jiān)控過程(monitoringandcontrollingprocesses)包括有規(guī)律地測量和監(jiān)視項目進程以保證項目團隊能夠滿足項目目標。項目經(jīng)理和項目成員監(jiān)視和測量偏離計劃的過程，在需要的時候采取正確的行動。通常的監(jiān)視和控制過程是績效報告，在這些報告中，項目的干系人能夠識別任何需要的變化，從而保證項目沒有偏離目標。 ；

　　 ·收尾過程(closingprocesses)包括對項目或者項目階段的正式驗收，并有效地終止。管理活動通常出現(xiàn)在這個過程組中，例如項目文件歸檔，完成合同，總結經(jīng)驗教訓，同時作為階段或者項目的一部分的交付工作而收到的正式確認。

　　 圖3—1列出了項目管理過程組，以及它們是如何在活動的典型層次、時間框架和覆蓋范圍上相互關聯(lián)的。注意過程組不是孤立的事件?；顒拥膶哟魏兔總€過程組的長度是隨著項目不同而變；化的。通常，執(zhí)行過程需要較多的資源和時間，然后是計劃過程。啟動和收尾過程通常是較短；的，需要的資源和時間較少。盡管每個項目都是唯一的，但也有例外?？梢园堰@些過程組應用到項目的每個主要階段，或者可以把過程組應用到整個項目，例如本章中所列舉的JWD咨詢公司的案例研究。

　　 五個項目管理過程組中的每一個都是用特定任務的完成來刻畫的。在一個新項目的啟動階段，組織認可一個新項目的存在。通常，完成寧個業(yè)務案例和項目章程就能得到這種認可(見第4章)。這些文件確認一個項目的干系人，證明項目的正確性，規(guī)定高層的范圍、時間和項目的成本目標。項目經(jīng)理和關鍵的團隊成員如果沒有在預啟動過程中被選擇，通常也是在啟動過程組的過程中被選擇。

　　 計劃過程組的成果包括完成工作流分解結構和范圍說明書、項目進度和項目成本估計(分別見第5、6和7章)。計劃過程對于IT項目是特別重要的。每個曾經(jīng)在一個大的IT項目工作過的人都聽過這句話， “在計劃階段花費的一個美元相當于系統(tǒng)實現(xiàn)以后花費的一百美元”。計劃在IT項目中是至關重要的，因為一旦一個項目團隊執(zhí)行一個新的系統(tǒng)，將需要花費大量的努力來改變這個系統(tǒng)。研究表明實現(xiàn)較佳實踐的公司應該花費至少20％的時間用于啟動和計劃過程。

　　 執(zhí)行過程組包括采取必要的行動來完成在計劃活動中需要完成的工作。這個過程組的主要成果是項目實際工作的交付。例如，如果一個IT項目涉及到提供新的硬件、軟件和培訓，那么執(zhí)行過程就包括領導項目組和其他干系人去購買硬件，開發(fā)和測試軟件，交付和參與培訓。執(zhí)行過程組應當與其他過程組重疊，通常需要較多的資源。

　　 監(jiān)控過程度量項目目標的進展，監(jiān)視與計劃的偏離，采取正確的行動來使進展與計劃相符。項目經(jīng)理應當嚴密地監(jiān)視進展情況以保證可交付成果能夠完成，同時達到目標。項目經(jīng)理必須與項目團隊及其他的干系人緊密配合，采取合適的活動以保證項目的順利進行。監(jiān)控過程組的理想產(chǎn)出是通過交付滿足時間、成本和質(zhì)量約束的項目來成功地完成項目。如果需要變更項目的目標或者計劃，那么監(jiān)控過程就要保證這些變更是有效的，同時能夠滿足干系人的需要和期望。監(jiān)控過程與其他的項目管理過程組是有重疊的，因為變更可以隨時發(fā)生。

　　 在收尾過程，項目團隊努力獲得較終產(chǎn)品、服務和結果，較終把項目·或者階段有效的結束。該過程組的關鍵結果是工作的正式驗收和結束文檔的撰寫，例如完成較終的項目報告和經(jīng)驗教訓報告。