項(xiàng)目管理和IT背景2--了解組織

　　摘要：與政治框架相關(guān)的信息技術(shù)的重要問題是權(quán)力從集中職責(zé)向操作單位轉(zhuǎn)移，或者從職能經(jīng) 理到項(xiàng)目經(jīng)理的轉(zhuǎn)移。例如，比起工作或者職位，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理或者團(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)更專注于公司或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，也可能對(duì)公司或團(tuán)隊(duì)沒有任何忠誠可言。

　　2．2 了解組織

　　 項(xiàng)目經(jīng)理采用系統(tǒng)方法時(shí)需要把項(xiàng)目放在更廣闊的組織中。在開展和管理項(xiàng)目的時(shí)候，組織問題通常是較困難的部分。例如，許多人認(rèn)為大多數(shù)項(xiàng)目的失敗是由于公司內(nèi)部的政見不同。項(xiàng)目經(jīng)理通常沒有花足夠的時(shí)間來確定參與項(xiàng)目中所有的干系人，特別是反對(duì)項(xiàng)目的人。類似地，他們通常不考慮項(xiàng)目的政治環(huán)境或者組織文化。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)人員和組織了解得越深刻，就越能提高信息技術(shù)項(xiàng)目的成功率。

　　2．2．1 組織的四個(gè)框架

　　 組織可以視為四個(gè)不同的框架：結(jié)構(gòu)、人力資源、政治和象征：

　　 ·結(jié)構(gòu)框架(stmcturalframe)涉及組織是如何架構(gòu)(通常使用組織圖來說明的)的問題， 著重于不同團(tuán)隊(duì)的角色和責(zé)任，以滿足高層管理所設(shè)定的目標(biāo)和政策。該框架是理性的，同時(shí)集中于協(xié)調(diào)和控制。例如，在結(jié)構(gòu)框架中，關(guān)鍵的信息技術(shù)問題是一個(gè)公司是否應(yīng)該把所有的信息技術(shù)人員放在一個(gè)部門中，還是分散到幾個(gè)部門中。下一節(jié)將會(huì)介紹更多關(guān)于組織架構(gòu)方面的知識(shí)。

　　·人力資源框架(humanresourcesframe)著重考慮組織的需要和人力需求之間的協(xié)調(diào)協(xié)同。必須承認(rèn)，在解決任何潛在的問題的時(shí)候，組織的需要與個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和工作的需求之間通常是不匹配的。例如，對(duì)于組織來說，如果人們連續(xù)幾個(gè)月每周工作80小時(shí)或者更長(zhǎng)時(shí)間，許多項(xiàng)目可能更加有效。然而這個(gè)工作時(shí)間表可能與這些人的個(gè)人生活相沖突。信息技術(shù)與人力資源框架相關(guān)的重要問題是在組織內(nèi)缺乏有經(jīng)驗(yàn)的信息技術(shù)工作人員，以及許多項(xiàng)目的計(jì)劃是不切實(shí)際。

　　·政治框架(politicalframe)解決組織和個(gè)人政治的問題。組織中的政治(politics)表現(xiàn)為團(tuán)體或者個(gè)人對(duì)于權(quán)力和領(lǐng)導(dǎo)地位的競(jìng)爭(zhēng)。政治框架假定組織是由不同的個(gè)人和興趣團(tuán)體聯(lián)合而成的。通常，重要的決定需要基于稀有資源的分配來做出。對(duì)稀有資源的競(jìng)爭(zhēng)是組織中的中心問題，權(quán)力提高了獲取稀有資源的能力。項(xiàng)目經(jīng)理如果要有效開展工作，就必須重視政治和權(quán)力。了解誰反對(duì)你的項(xiàng)目和誰支持你的項(xiàng)目是同樣重要的。與政治框架相關(guān)的信息技術(shù)的重要問題是權(quán)力從集中職責(zé)向操作單位轉(zhuǎn)移，或者從職能經(jīng)理到項(xiàng)目經(jīng)理的轉(zhuǎn)移。

　　·象征框架(symbolicframe)著重于象征及含意。在一個(gè)組織中所發(fā)生的任何事件，較重要的不是實(shí)際發(fā)生了什么，而是其所代表的含義意味著什么。例如，當(dāng)CEO參加一個(gè)項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)是一個(gè)好的兆頭呢，還是一種威脅?象征框架同樣與公司的文化相關(guān)。例如，人們?nèi)绾沃b?工作多少小時(shí)?開會(huì)形式怎么樣?許多IT項(xiàng)目是國際化的，包括來自不同文化背景的干系人。理解這些文化也是象征框架的一個(gè)至關(guān)重要的部分。

為了在組織中履行好自己的職責(zé)，項(xiàng)目經(jīng)理必須學(xué)習(xí)在所有四個(gè)組織框架中如何進(jìn)行工作流。在第9章項(xiàng)目人力資源管理和第10章溝通管理中，我們將進(jìn)一步討論一些組織方面的問題。下面我們將介紹組織結(jié)構(gòu)、干系人管理和高層管理支持的需求。這些是對(duì)結(jié)構(gòu)框架和政治框架的補(bǔ)充。

　　2，2．2 組織結(jié)構(gòu)

　　 許多關(guān)于組織的討論都集中在組織結(jié)構(gòu)上。一般來說，組織結(jié)構(gòu)分為三類：職能型、項(xiàng)目型和矩陣型。當(dāng)前多數(shù)的公司在組織中包含所有這三種結(jié)構(gòu)，但是通常只有一種是較常用的。圖2-2描述了這三種組織結(jié)構(gòu)。職能型組織結(jié)構(gòu)(functionalorganizationstructure)是一個(gè)層次結(jié)構(gòu)，一提到組織結(jié)構(gòu)圖時(shí)，大多數(shù)人都會(huì)想到。各個(gè)方面的職能經(jīng)理或者副總裁都直接向首席執(zhí)行官(CEO)負(fù)責(zé)，包括：工程、制造、信息技術(shù)(1T)和人力資源(HR)等方面。各部門的人員在相應(yīng)的專業(yè)方面都有專門的技能。例如，多數(shù)學(xué)院和大學(xué)是非常強(qiáng)的職能型組織，即，只有商業(yè)系的教師講授商業(yè)課程；歷史系中的教師講授歷史；藝術(shù)系的老師講授藝術(shù)，等等。

　　 項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)(projectorganizationstructure)同樣具有層次結(jié)構(gòu)，但并不是職能經(jīng)理或者副總裁向CEO負(fù)責(zé)，而是項(xiàng)目經(jīng)理直接向CEO負(fù)責(zé)。員工需要具有多種技能，從而能夠按照計(jì)劃來完成任務(wù)。使用該結(jié)構(gòu)的組織主要以合同的形式替其他團(tuán)體執(zhí)行項(xiàng)目來獲得收入。例如，許多國防、建筑、工程和咨詢公司使用項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)。這些公司通常雇傭熟悉特定項(xiàng)目的專業(yè)人才。

　　 矩陣型組織結(jié)構(gòu)-(matrixorganizationstructure)是職能型和項(xiàng)目型結(jié)構(gòu)的中間形式。員工通常向職能經(jīng)理和1到2個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。例如，在許多公司中，信息技術(shù)方面的員工通常參與兩個(gè)或者更多的項(xiàng)目，但是只對(duì)信息技術(shù)部的經(jīng)理負(fù)責(zé)。如圖2—2所示，在矩陣結(jié)構(gòu)中項(xiàng)目經(jīng)理的下屬職工來自各自項(xiàng)目的不同職能領(lǐng)域?；陧?xiàng)目經(jīng)理所能運(yùn)用的控制力，矩陣型結(jié)構(gòu)可以很強(qiáng)、很弱或者平衡。 ·

　　 表2-1總結(jié)了組織結(jié)構(gòu)是如何影響項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的。項(xiàng)目經(jīng)理在一個(gè)純粹的項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)中具有的權(quán)威較大，而在一個(gè)職能型的組織結(jié)構(gòu)中的權(quán)威較低。項(xiàng)目經(jīng)理了解所在組織的組織結(jié)構(gòu)是重要的。例如，如果在職能組織中，某人被安排領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)項(xiàng)目，而該項(xiàng)目需要來自多個(gè)不同的職能部門的強(qiáng)大支持，他就需要來自高層管理的支持。支持人應(yīng)當(dāng)從所有相關(guān)的職能部門得到需要的支持來保證他們能夠在項(xiàng)目上進(jìn)行合作，以及項(xiàng)目能夠獲得所需要的合格人員。項(xiàng)目經(jīng)理可能還需要申請(qǐng)一個(gè)單獨(dú)的預(yù)算來用于支付與項(xiàng)目有關(guān)的差旅、會(huì)議和培訓(xùn)費(fèi)用，或者向支持該項(xiàng)目的人員提供經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)。