項(xiàng)目管理和IT背景1--項(xiàng)目管理的系統(tǒng)觀點(diǎn)

　　摘要：計(jì)算機(jī)科學(xué)系的教師們認(rèn)為所有的學(xué)生都已經(jīng)有一臺(tái)較新的臺(tái)式機(jī)，他們不想花多余的錢租借低性能的· 筆記本電腦。聽到同事的這些反映， Tom感到非常震驚，特別是他們已經(jīng)花費(fèi)了大量時(shí)間設(shè)計(jì)如何在校園里實(shí)施筆記本電腦計(jì)劃。

　　開篇案例

　　 TomWalters較近被任命為學(xué)院的IT部主任。Tom是一位受人尊重的教師，在這個(gè)學(xué)院里工作超過了15年。這個(gè)學(xué)院是位于西南部的一個(gè)小的私立學(xué)院，提供文科和職業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的課程。注冊(cè)的學(xué)生包括1500個(gè)全日制的學(xué)生和大約1000個(gè)讀夜校的在職成人學(xué)生。許多老師使用因特網(wǎng)上的信息和課程站點(diǎn)來輔助教學(xué)，但是他們并不提供遠(yuǎn)程教育課程。學(xué)校為該地區(qū)喜歡文科的學(xué)生提供教學(xué)服務(wù)。像多數(shù)學(xué)院一樣，該學(xué)院在過去五年里，IT的使用率迅速增長。過去在校園里只有部分教室為教師和學(xué)生配備了計(jì)算機(jī)，還有一些教師工作站和投影系統(tǒng)。Tom了解到國內(nèi)幾所學(xué)院要求所有的學(xué)生都租借筆記本電腦，而且將信息技術(shù)融入到大多數(shù)課程中。他非常欣賞這個(gè)做法。他和另外兩個(gè)信息技術(shù)部的同事訪問了一個(gè)當(dāng)?shù)氐膶W(xué)院，所見所聞給他們留下了非常深刻的印象：在過去的三年里，該學(xué)院要求所有的學(xué)生租借筆記本電腦。Tom和他的同事計(jì)劃在下一年開始要求本校學(xué)生租借筆記本電腦。

　　 在九月份，Tom給所有教職員工都發(fā)了一封電子郵件，簡要描述了這個(gè)計(jì)劃以及其他計(jì)劃。但沒有得到什么反饋，然而到二月份的教師會(huì)上，當(dāng)他談?wù)撚?jì)劃細(xì)節(jié)的時(shí)候，歷史、英語、哲學(xué)和經(jīng)濟(jì)系的系主任都紛紛反對(duì)這個(gè)計(jì)劃。他們辯稱該學(xué)院不是一個(gè)技術(shù)培訓(xùn)學(xué)院，認(rèn)為這個(gè)主意是可笑的。計(jì)算機(jī)科學(xué)系的教師們認(rèn)為所有的學(xué)生都已經(jīng)有一臺(tái)較新的臺(tái)式機(jī)，他們不想花多余的錢租借低性能的·筆記本電腦。負(fù)責(zé)成人教育的主任認(rèn)為成教的學(xué)生會(huì)對(duì)學(xué)費(fèi)的增加表示不滿。聽到同事的這些反映，Tom感到非常震驚，特別是他們已經(jīng)花費(fèi)了大量時(shí)間設(shè)計(jì)如何在校園里實(shí)施筆記本電腦計(jì)劃。那么他應(yīng)該怎么做呢?

　　 項(xiàng)目管理的許多理論和概念不難理解，困難的是如何在不同的環(huán)境中去實(shí)踐。在管理項(xiàng)目的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理必須考慮到許多不同的問題。正如每個(gè)項(xiàng)目都是唯一的一樣，項(xiàng)目的環(huán)境也是各不相同的。本章討論在理解項(xiàng)目環(huán)境中涉及的因素，諸如使用連鎖系統(tǒng)的方法，了解組織結(jié)構(gòu)，管理千系人，將項(xiàng)目環(huán)境與產(chǎn)品的生命周期匹配，以及掌握IT項(xiàng)目的應(yīng)用環(huán)境。

　　 2．1 項(xiàng)目管理的系統(tǒng)觀點(diǎn)

　　 盡管項(xiàng)目是臨時(shí)的，提供的是特定的產(chǎn)品或者服務(wù)，但你不能夠孤立地執(zhí)行項(xiàng)目。如果項(xiàng)目經(jīng)理孤立地領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施項(xiàng)目，那么這些項(xiàng)目就不能真正地滿足組織的需要。因此，項(xiàng)目必須在更加廣闊的組織環(huán)境中來操作，同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理也需要在更大的組織背景中來考慮項(xiàng)目。為了有效地處理復(fù)雜的環(huán)境，項(xiàng)目經(jīng)理需要采用整體的觀點(diǎn)，理解項(xiàng)目是如何與更大的組織進(jìn)行關(guān)聯(lián)的。系統(tǒng)思維描述了在組織的背景中執(zhí)行項(xiàng)目的整體觀點(diǎn)。

　　2．1．1 什么是系統(tǒng)方法 ·

　　 系統(tǒng)方法(systemsapproach)這一術(shù)語出現(xiàn)于20世紀(jì)50年代，指的是采用整體的和分析的方法來解決復(fù)雜問題，包括使用系統(tǒng)哲學(xué)、系統(tǒng)分析和系統(tǒng)管理等方法。系統(tǒng)哲學(xué)(systemsphilosophy)是一整套系統(tǒng)地思考事物的思維模式。系統(tǒng)(systems)是為達(dá)到某些目的而在一個(gè)環(huán)境中運(yùn)行的、由相互作用的要素組成的集合。例如，人體是由許多子系統(tǒng)組成的一個(gè)系統(tǒng)：神經(jīng)系統(tǒng)、骨骼系統(tǒng)、循環(huán)系統(tǒng)和消化系統(tǒng)等等。系統(tǒng)分析(systemsanalysis)是解決問題的一種：方法，需要定義所研究系統(tǒng)的范圍，然后將它分解成各個(gè)部分來確認(rèn)與評(píng)估相應(yīng)的問題、機(jī)會(huì)、約束和需求。一旦這一步完成了，系統(tǒng)分析員就要比較各種解決方案以改善當(dāng)前的情況，確定優(yōu)化方法、較低的滿意度、制定方案或行動(dòng)計(jì)劃，同時(shí)檢查整個(gè)系統(tǒng)的計(jì)劃。系統(tǒng)管理(systemsmanagement)處理與系統(tǒng)的創(chuàng)建、維護(hù)和改變相關(guān)的業(yè)務(wù)、技術(shù)和組織問題。

　　 使用系統(tǒng)的方法對(duì)成功的項(xiàng)目管理是至關(guān)重要的。高層管理和項(xiàng)目管理人員必須采用系統(tǒng)哲學(xué)來理解項(xiàng)目與整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系。他們必須使用系統(tǒng)分析來說明采用問題解決方法的必要性。他們必須使用系統(tǒng)管理來確定與每個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)、技術(shù)和組織問題，使干系人滿意，從而對(duì)整個(gè)組織較有利。

　　 在開篇案例中，當(dāng)TomWalters在計(jì)劃筆記本電腦項(xiàng)目的時(shí)候，并沒有使用系統(tǒng)的方法。信息技術(shù)部的人做了所有的計(jì)劃。即使Tom給所有教職工都發(fā)了封電子郵件來闡述筆記本電腦項(xiàng)目，他也沒有提及在這個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目中所涉及的眾多的組織機(jī)構(gòu)問題。在秋季學(xué)期開學(xué)的那段時(shí)間里，多數(shù)的教職員工是非常忙的，許多人可能并沒有將整封郵件讀完。另外一些人可能太忙了以至于沒有與信息技術(shù)部進(jìn)行溝通。Tom沒有意識(shí)到筆記本電腦項(xiàng)目對(duì)學(xué)院的其他部門的影響。

　　他沒有明確地定義與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的業(yè)務(wù)、技術(shù)和組織問題。Tom和信息技術(shù)部孤立地開展這個(gè)項(xiàng)目。如果他們采用系統(tǒng)的方法，考慮到這個(gè)項(xiàng)目的其他部分，同時(shí)有重要的干系人參與，他們就應(yīng)該能夠在二月份的職工會(huì)議之前確定和解決會(huì)議上提出的許多問題。

　　2．1．2 系統(tǒng)管理的三球模型

　　 許多學(xué)習(xí)商業(yè)和信息技術(shù)的學(xué)生雖然能夠理解系統(tǒng)和進(jìn)行系統(tǒng)分析的概念，然而，他們經(jīng)常忽略系統(tǒng)管理的主旨。系統(tǒng)管理的三球模型可以用“業(yè)務(wù)、組織和技術(shù)”這三個(gè)簡單的理念來概括，它對(duì)成功的選擇和管理項(xiàng)目產(chǎn)生巨大的影響。

　　 圖2-1給出了一些業(yè)務(wù)、組織和技術(shù)問題，這是筆記本電腦項(xiàng)目的三個(gè)影響因素的例子。在這種情況下，技術(shù)問題雖然不簡單卻是較易于確定和解決的。但是，項(xiàng)目必須解決系統(tǒng)管理模型中三個(gè)圓球中的所有問題。盡管將注意力集中到一個(gè)特定項(xiàng)目的緊迫性和有限的部分更加容易，但是項(xiàng)目經(jīng)理和其他人員必須牢記，任何項(xiàng)目都會(huì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)或組織的利益和需求造成影響。在進(jìn)行信息系統(tǒng)工作（OA）時(shí)，許多信息技術(shù)專家沉迷于解決技術(shù)和日常問題，對(duì)多數(shù)機(jī)構(gòu)中存在的“人際問題”或者政治分歧而感到沮喪。而且，許多信息技術(shù)專家忽視了重要的業(yè)務(wù)問題，比如，“財(cái)務(wù)上是否支持采用該新技術(shù)?”或者， “公司應(yīng)該自己開發(fā)該軟件還是從外部定制?”

　　項(xiàng)目經(jīng)理可以通過更系統(tǒng)的方法將業(yè)務(wù)和組織問題融合到他們的計(jì)劃中。該方法還能夠幫助他們將項(xiàng)目看成一系列相關(guān)的階段。如果把業(yè)務(wù)和組織問題綜合進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，同時(shí)將項(xiàng)目看成一系列相關(guān)的階段，這將使得項(xiàng)目更容易成功。