項目成本管理要用輔助軟件

　　摘要：7．6 使用項目管理軟件輔助項目成本管理 多數(shù)組織使用軟件來輔助管理與項目成本管理相關(guān)的各項活動。盡管微軟Project2003有相當(dāng)多的成本管理功能，但許多IT項目經(jīng)理卻使用其他工具去管理 成本信息。

　　7．6 使用項目管理軟件輔助項目成本管理

　　 多數(shù)組織使用軟件來輔助管理與項目成本管理相關(guān)的各項活動。電子制表軟件是進(jìn)行成本估算、成本預(yù)算和成本控制的常用工具。很多公司也使用更復(fù)雜和統(tǒng)一的財務(wù)應(yīng)用軟件，為會計和財務(wù)人員提供重要的相關(guān)成本信息。本節(jié)特別強(qiáng)調(diào)在成本管理中如何運(yùn)用項目管理軟件，附錄A包括微軟Project2003成本管理功能的簡要指南。

　　 在每個項目成本管理過程中，項目管理軟件可以成為一種非常有幫助的工具。它能夠幫助研究整個項目信息或讓你重視超過規(guī)定成本限制的任務(wù)。你可以使用軟件給資源和任務(wù)分配成本、準(zhǔn)備成本估算、建立成本預(yù)算和監(jiān)控成本執(zhí)行。微軟Project 2003具有幾種標(biāo)準(zhǔn)的成本報告：現(xiàn)金流、預(yù)算、超預(yù)算的任務(wù)、超預(yù)算的資源和掙值報告。其中有幾個報告你必須輸入完成百分比和實(shí)際成本，就像手工計算掙值和其他分析時你所需要的信息一樣。

　　 盡管微軟Project2003有相當(dāng)多的成本管理功能，但許多IT項目經(jīng)理卻使用其他工具去管理成本信息。他們不知道可以用微軟Project2003進(jìn)行成本管理，或者只是簡單地基于WBS跟蹤成本，就像大多數(shù)項目管理軟件那樣。像其他很多協(xié)同軟件包一樣，用戶需要培訓(xùn)才能有效地使用軟件，并充分理解軟件的功能。一些IT項目經(jīng)理不是使用專門的項目管理軟件進(jìn)行成本管理，而是使用公司會計系統(tǒng)；還有些汀項目經(jīng)理使用電子制表軟件以便有更大的靈活性。這些項目經(jīng)理之所以使用其他軟件，常常是因為這些軟件在他們的公司已經(jīng)廣泛接納，公司中很多人都知道如何使用。另一方面，有一些公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了項目管理軟件和主要會計軟件系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)連接。

　　 許多公司現(xiàn)在開始使用企業(yè)項目管理軟件來組織和分析整個公司所有類型的項目數(shù)據(jù)，并對這些項目進(jìn)行整合。企業(yè)項目管理軟件，諸如微軟公司的SolutionforEnterpriseProjectmanage—ment(見附錄A中圖A—1—A—3)，PacificEdge公司的TheEdge和TheEdgeforIT，PlanView公司的WebSoftware都能夠整合多個項目信息，報告項目狀態(tài)是否良好。例如，圖7—6是Plan—View的一個例子。注意看圖上半部分的餅狀圖和注釋文字，它是依據(jù)項目進(jìn)度和成本偏差得出的一組數(shù)據(jù)，反映了在項目組合中，正常運(yùn)行項目和問題項目的數(shù)量。圖的下半部分列出每一個項目的名稱、完成百分比、進(jìn)度偏差、成本偏差、預(yù)算偏差以及岡臉系數(shù)。

許多組織，甚至大型組織，都會對企業(yè)項目管理軟件的投資持懷疑態(tài)度。但值得慶幸的是，一些價格便宜且基于網(wǎng)絡(luò)的軟件產(chǎn)品開始在市場上銷售，很大程度上幫助了組織實(shí)現(xiàn)項目組合管理。例如，VPMi企業(yè)在線(WWW．vcsonline．com)是一個應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商管理(ASP)解決方案，價格僅為每人每月12美元，其中包括了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)度量的文字和圖表報告。動態(tài)的圖表可以讓用戶了解企業(yè)各個項目的管理情況，在低值項目上花費(fèi)的時間、客戶對所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的意見。用戶還可以與其他應(yīng)用程序分享數(shù)據(jù)，比如微軟的Project或Excel。正如第1章提到的，在項目管理中心(Project Management）的網(wǎng)站（www.infogoal.com/pmc）或類似網(wǎng)站，能夠著到上百種管理軟件包的鏈接。

　　案例結(jié)局

　　在與同事談了這次會議之后，JUAN對項目成本管理的重要性有了更深的理解。特事當(dāng)他了解到在項目后期糾正缺陷需要更高成本之后，他更認(rèn)識到了在對項目做出主要開支之前詳細(xì)研究的重要性，他也理解了建立好的成本估算和成本控制的重要性。他對測量員助手項目的成本估算非常感興趣，也希望能學(xué)到更多關(guān)于估算工具和技術(shù)的知識。

　　在會上，項目經(jīng)理表示整在執(zhí)行的一些項目缺失存在管理不善的問題，也承認(rèn)在項目的前期計劃和分析方面做的不夠。政府官員于是取消了幾個項目。JUAN知道，如果想在自己的職業(yè)生涯總有所長進(jìn)，就不能僅注重項目的技術(shù)方面。他開始懷疑當(dāng)?shù)卣诨I劃的幾個項目是否真的對得起納稅人的錢。成本管理問題又給JUAN的工作增加了新的方向。