華博科技：建構協(xié)同辦公平臺 釋放一體化運營效能

作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時間：2014-07-30 15:06:00

進銷存管理 易飛

珠海華博科技工業(yè)有限公司(以下簡稱“華博科技”)是一家研發(fā)制造太陽能燈具及AC節(jié)能LED照明燈具、地磚燈、方向指示燈、庭園燈、行道燈、道路工程警示燈、高功率LED路燈以及太陽能光伏組件等系列產(chǎn)品的企業(yè)。1992年進入中國大陸設廠，2009年，華博科技研發(fā)團隊突破瓶頸，開發(fā)出無燈點、無眩光而且節(jié)能60%以上之LED日光燈管，并引起同業(yè)及客戶廣大回響，目前該產(chǎn)品已經(jīng)取得中國國家新型專利。此外，2010年6月，華博科技生產(chǎn)的太陽能模組(光伏組件)成功獲得德國TüV認證;2011年7月，華博科技更是通過廣東省綠色照明產(chǎn)品標桿企業(yè)認證;2011年12月，其LED AC節(jié)能燈管及LED AC節(jié)能路燈同時取得美國ETL及中國CQC認證。

打造協(xié)同辦公平臺 標準流程高效運作

近年來，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，也不斷催生了華博科技在運營管理上的新需求。通過與鼎捷數(shù)智的攜手合作，ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)得以緊密集成并深化應用，助推企業(yè)更好更快的發(fā)展。在啟動此次信息化項目之初，華博科技便已制定了明確目標，即通過鼎捷工作流軟件的應用，實現(xiàn)企業(yè)工作流程的自動化、網(wǎng)絡化辦公以及ERP單據(jù)的電子化審批，進一步規(guī)范審批流程，提高審批效率。更為重要的是，將工作流與易飛管理軟件無縫集成，將能夠消除IT系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應用孤島，真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。從長遠來看，知識文檔管理的自動化也便于企業(yè)內(nèi)部知識的采集、分類、沉淀、分享、學習和持續(xù)積累創(chuàng)新。

從管理層面看，工作流系統(tǒng)能夠實時控管企業(yè)流程細節(jié)，便于信息查詢，減少流程確認時間，有效節(jié)省企業(yè)辦公成本;從設計層面看，鼎捷工作流軟件靈活強大的電子表單設計向導，穩(wěn)定、易用的流程設定引擎，高效的管理程序產(chǎn)生向導，完全符合華博科技的實際需求;從操作層面看，審批人員能夠及時了解審批的各個細節(jié)，填單界面標準化，使得員工能夠快速上手;從擴展性層面看，鼎捷工作流軟件提供了標準化接口，能夠與易飛ERP系統(tǒng)無縫集成。

自工作流系統(tǒng)上線以來，僅表單數(shù)就達40多種，涉及到華博科技業(yè)務、采購、財務、資訊、人事等各部門，實現(xiàn)了表單的全面電子化，以及流程的規(guī)范化。

ERP集成應用 深挖數(shù)據(jù)管理價值

如今，通過鼎捷工作流系統(tǒng)的全面導入，以及與易飛管理軟件的集成應用，華博科技的日常業(yè)務流程實現(xiàn)了全面的電子化管理。2013年11月至2014年3月，華博科技發(fā)起業(yè)務流程總數(shù)達7844個，參與流程簽核的總人次達39632次。工作流平臺的搭建，幫助華博科技實現(xiàn)了無紙化辦公，大大降低了企業(yè)日常辦公的成本。據(jù)了解，在工作流軟件上線前，華博科技的表單達2800張/月，而現(xiàn)在已下降到800張/月，打印機復印表單的成本則從工作流系統(tǒng)上線前的每月1200元，下降到每月340元，極大削減了企業(yè)紙張及油墨成本。更為重要的是，華博科技的單據(jù)平均審核天數(shù)，由之前的2天縮短到6小時，對企業(yè)整體工作效率有極大的提升。

訂單會審意見

原先，訂單會審意見表紙質單據(jù)上的報價單信息、客戶名稱、希望交期、以及單身的品號信息等資料，皆需進到易飛ERP系統(tǒng)進行查詢。現(xiàn)在只需要手工輸入或者開窗選擇一個報價單號，所有跟報價單相關的信息，包括客戶名稱，希望交期以及報價單的明細內(nèi)容，皆可從ERP系統(tǒng)直接帶出來，極大的簡化了信息的錄入工作，并且可以保證數(shù)據(jù)的準確性。

另外，原先各部門在評審紙質單據(jù)時，審批內(nèi)容并不規(guī)范。通過工作流系統(tǒng)的控制，相關審批意見為否時，皆要填寫改善方法或者可完成日期，從而規(guī)范了各部門的評審內(nèi)容。

手工報價單

實現(xiàn)了手工報價單(國內(nèi)、國外)的電子化審批，可上傳產(chǎn)品圖片。

客訴回復單

華博科技之前的客訴案件處理，皆采用傳統(tǒng)的紙質表單形式，無法進行有效的統(tǒng)計分析工作。現(xiàn)通過工作流系統(tǒng)的處理，可以方便的按照客戶代號名稱、產(chǎn)品型號品名、問題的描述進行統(tǒng)計分析，以期減少相同原因的客訴機率，并可根據(jù)以往的客訴效果確認更快速的找到類似的發(fā)生原因，更快的回復客戶。

出貨訊息確認表

可開窗選擇ERP報價單號碼，系統(tǒng)自動帶出報價單相關信息，保證了數(shù)據(jù)的一致性，并可方便的根據(jù)各種出貨確認訊息進行報表的統(tǒng)計分析。

物流詢價單

實現(xiàn)了物流詢價的電子化審批，在詳細記錄物流詢價各項信息的同時，方便了之后的統(tǒng)計查詢工作。

業(yè)績提成申請單

可關聯(lián)易飛ERP系統(tǒng)的客戶信息、訂單信息、產(chǎn)品信息及成交金額等，減少了往返查詢的工作量并可根據(jù)提成比例及入賬金額自動計算業(yè)績的提成總金額。

品號基本資料建立申請表

原先各部門會簽資料完畢后，紙質表單會流轉到系統(tǒng)管理員手上，管理員需要再將一個一個品號，對著紙質表單輸入到ERP系統(tǒng)中。這一方面導致工作量變大，另一方面因為每天增加的品號很多，人工錄入操作一旦出錯，就會造成數(shù)據(jù)的不一致。

如今，通過工作流系統(tǒng)的自動回寫，直接生成ERP中的品號資料，一方面減少了數(shù)據(jù)的重復錄入工作，另一方面由系統(tǒng)自動根據(jù)資料生成ERP的品號信息資料，保證了數(shù)據(jù)的一致性。通過工作流系統(tǒng)的檢查，確保如果ERP中已存在相同的品名+規(guī)格的品號信息，則彈出警告提示，從而減少了重復建立品號信息的幾率。

訂購單

實現(xiàn)了雜項的采購流程，可自動計算含稅總金額、未稅金額、稅額等。

比價單

客戶原先的紙質比價單格式各異，不同的采購員使用不同的比價單格式，甚至同一個采購員，針對不同的品名，比價單的格式也不太一樣，不方便進行比價信息的收集匯總工作，通過工作流系統(tǒng)，實現(xiàn)了比價單格式的統(tǒng)一，也方便了后續(xù)的比價信息統(tǒng)計工作。

如今，伴隨著工作流軟件與易飛管理軟件的集成深度應用，華博科技依托IT系統(tǒng)成功建立起業(yè)務集成整合平臺，以業(yè)務流程作為鏈接紐帶，實現(xiàn)與ERP等業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，形成跨系統(tǒng)的業(yè)務閉環(huán)，從而全面催生了企業(yè)的運營效益，并有力地支撐了企業(yè)當前以及未來的快速發(fā)展。相信在信息化的助力下，華博科技必將獲得源源不斷的經(jīng)營動力，創(chuàng)造更大的數(shù)字化運營價值。

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