項(xiàng)目中的概念和預(yù)算分析
文:鼎捷ERP
作者:鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時(shí)間:2012-11-30 14:50:34
摘要;概算和預(yù)算不是一回事理解項(xiàng)目概算和項(xiàng)目預(yù)算的區(qū)別 在完成工作分解和進(jìn)度開發(fā)計(jì)劃之后,項(xiàng)目計(jì)劃的后續(xù)任務(wù)就是編制項(xiàng)目概算和預(yù)算。項(xiàng)目預(yù)算如何精確到位有效的項(xiàng)目預(yù)算常用方法如下:·類比估算法;·自上而下和自下而上;·參數(shù)定額;·RFP法;·專家咨詢和德爾菲技術(shù)。
概算和預(yù)算不是一回事 理解項(xiàng)目概算和項(xiàng)目預(yù)算的區(qū)別 在完成工作分解和進(jìn)度開發(fā)計(jì)劃之后,項(xiàng)目計(jì)劃的后續(xù)任務(wù)就是編制項(xiàng)目概算和預(yù)算。項(xiàng)目概算是對(duì)完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源成本的大概估計(jì);項(xiàng)目預(yù)算是把概算費(fèi)用分配到項(xiàng)目的每一個(gè)工作包或者相關(guān)的項(xiàng)目元素上去,從而使之可被衡量和管理。 項(xiàng)目概算和項(xiàng)目預(yù)算是有差別的:前者是管理層、上級(jí)執(zhí)行官或授權(quán)部門給予項(xiàng)目經(jīng)理用于項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi);后者是項(xiàng)目經(jīng)理分配給各個(gè)工作包的經(jīng)費(fèi)。 項(xiàng)目概算又稱為項(xiàng)目估算,由于它是對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用的一個(gè)大概估計(jì),通常會(huì)用一個(gè)百分比的偏差范圍來加以描述,比如100萬±10%,而且,在項(xiàng)目不同階段,這種偏差范圍不是一成不變的,體現(xiàn)了項(xiàng)目管理的動(dòng)態(tài)特性。 項(xiàng)目成本規(guī)劃的較終目的,是產(chǎn)生項(xiàng)目預(yù)算。制定預(yù)算的依據(jù)同樣是WBS,沒有WBS的預(yù)算是拍腦袋的產(chǎn)物,是不可信的,將來會(huì)產(chǎn)生麻煩,由比可見WBS的重要性和不可或缺性。 預(yù)算是項(xiàng)目費(fèi)用的基準(zhǔn)計(jì)劃,項(xiàng)目的所有活動(dòng)及資源開銷,必須嚴(yán)格按照這個(gè)基準(zhǔn)計(jì)劃來執(zhí)行。把每一筆錢定位到WBS工作包上去,可以把錢管理得清清楚楚,防止渾水摸魚和費(fèi)用失控。 不同階段采納不同的估算精度 不同情況下的特定項(xiàng)目,要使用不同類型的估算方法;項(xiàng)目生命周期的不同階段,也要使用不同類型的估算方法。 根據(jù)大多數(shù)項(xiàng)目的實(shí)際估算情況,美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)推薦了如表3—2所示的三階段估算方法,即粗量級(jí)、預(yù)算級(jí)、確定級(jí),分別用于不同的項(xiàng)目階段。在項(xiàng)目較初期,通常采用粗量級(jí)估算,進(jìn)行機(jī)會(huì)篩選、初步可行性研究等;在項(xiàng)目早期,進(jìn)行立項(xiàng)決策或確定項(xiàng)目預(yù)算、承包商及供應(yīng)商響應(yīng)投標(biāo),此時(shí)需要更加精確的預(yù)算級(jí)估算;進(jìn)入項(xiàng)目中后期,通常需要確定級(jí)估算,進(jìn)行項(xiàng)目的詳細(xì)規(guī)劃、采購決策,以及估算實(shí)際發(fā)生的成本并進(jìn)行決算。 對(duì)于項(xiàng)目較初期的估算偏差居然可以達(dá)到—25%—+75%,有人覺得不可思議,其實(shí)這個(gè)數(shù)字反映了不確定情況下的風(fēng)險(xiǎn)因素。我曾經(jīng)碰到一位基金經(jīng)理,他接手一項(xiàng)不太熟悉的業(yè)務(wù),由于估算不到位,費(fèi)用大大超支,當(dāng)他看到這些數(shù)字后,大發(fā)感嘆:“早一點(diǎn)來參加你的項(xiàng)目管理課程,早一點(diǎn)看到這張表格就好了!” 事實(shí)上,根據(jù)不同的行業(yè)和電子商務(wù)項(xiàng)目場(chǎng)合,還有偏差范圍更寬泛的估算精度等級(jí),詳見下表。 ? 項(xiàng)目預(yù)算如何精確到位 有效的項(xiàng)目預(yù)算常用方法如下: ·類比估算法; ·自上而下和自下而上; ·參數(shù)定額; ·RFP法; ·專家咨詢和德爾菲技術(shù)。 類比估算就是參照以往估算的經(jīng)驗(yàn)數(shù)字,主要用在信息不夠充分、WBS分解尚未成熟的情況下,要求估算者具有類似經(jīng)驗(yàn),優(yōu)點(diǎn)是估算迅速,缺陷是估算的可靠性較差。 自上而下其實(shí)是一種類比估算方法,從總的匡算出發(fā),逐步向下分?jǐn)傎M(fèi)用。自下而上估算則是從工作包或者更加細(xì)分的工作要素出發(fā),向上累加,得到項(xiàng)目總成本。自下而上估算的前提是要有定義清楚的工作包,比較耗費(fèi)估算時(shí)間。一般來說,項(xiàng)目管理更加推崇自下而上這種精確度更高的估算方法,為了兼顧估算效率,在有經(jīng)驗(yàn)的情況下,可以采納自上而下和自下而上相結(jié)合的估算方法。 RPP法是指征求供應(yīng)商方案建議,分析供應(yīng)商投標(biāo)及其報(bào)價(jià),以此獲得對(duì)于項(xiàng)目成本的估算。 在經(jīng)驗(yàn)不足的情況下,可以向?qū)<易稍?,獲得有用的費(fèi)用估算數(shù)據(jù)。德爾菲技術(shù)是專家判斷方法的一種,其做法就是向有關(guān)專家進(jìn)行匿名的多輪征詢,從而獲得更加客觀、有效的信息。

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質(zhì)量第一,計(jì)劃先行
現(xiàn)在,我們來談?wù)勅绾沃朴嗧?xiàng)目質(zhì)量規(guī)劃。項(xiàng)目質(zhì)量規(guī)劃,就是識(shí)別適用于項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),并針對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的要求,確定滿足這些要求的方式。
項(xiàng)目質(zhì)量規(guī)劃需要完成哪些工作呢?應(yīng)該包括質(zhì)量管理計(jì)劃、質(zhì)量測(cè)量指標(biāo)、質(zhì)量核對(duì)表、過程改進(jìn)計(jì)劃和質(zhì)量基準(zhǔn)。
·質(zhì)量管理計(jì)劃是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量管理綱要,其內(nèi)容就是說明項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)如何執(zhí)行所在組織的質(zhì)量方針。
·質(zhì)量測(cè)量指標(biāo)是對(duì)具體工作或交付件的度量描述,比如缺陷密度、故障率、可用性、可靠性和試驗(yàn)范圍等。
·質(zhì)量核對(duì)表是由一系列結(jié)構(gòu)性的、等待核實(shí)的問題所構(gòu)成的列表工具,用來檢查有關(guān)事項(xiàng)或工作步驟的完成情況。編制核對(duì)表很簡(jiǎn)單,比如“開始安裝某設(shè)備”、“某件事完成了嗎”,然后定期檢查,根據(jù)實(shí)際結(jié)果予以記錄。有人覺得核對(duì)表太簡(jiǎn)單了,懷疑它的作用,有經(jīng)驗(yàn)的管理者卻知道越簡(jiǎn)單的管理工具越有用,效果越厲害。
·過程改進(jìn)計(jì)劃面向過程活動(dòng),說明過程的具體分析步驟,目的是確定浪費(fèi)和非增值活動(dòng),進(jìn)而提高客戶價(jià)值。內(nèi)容包括:描述過程目的、起始和終結(jié)、依據(jù)和結(jié)果等過程邊界信息,過程的負(fù)責(zé)人和利益干系人;過程流程圖、過程接口等配置信息;針對(duì)過程狀態(tài)控制的測(cè)量指標(biāo)以及指導(dǎo)過程改進(jìn)的績(jī)效目標(biāo)。
·質(zhì)量基準(zhǔn)是項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo),也是績(jī)效衡量的比較基準(zhǔn)。滿足了質(zhì)量基準(zhǔn),項(xiàng)目質(zhì)量管理才是合格的。
質(zhì)量規(guī)劃方法舉要
掌握質(zhì)量規(guī)劃的合適方法,對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃的編制以及后續(xù)質(zhì)量管理的執(zhí)行舉足輕重。我們應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注如下這些方法:
·質(zhì)量的成本:質(zhì)量的成本是指為了達(dá)到產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量所進(jìn)行的所有工作量的總代價(jià),包括構(gòu)建符合需求的產(chǎn)品或服務(wù)的所有工作,以及不符合
·需求引起的所有工作。利用質(zhì)量成本的理念,可以對(duì)質(zhì)量活動(dòng)加以取舍,對(duì)質(zhì)量工作的有效性加以規(guī)劃。
·成本效益分析:對(duì)開展質(zhì)量管理活動(dòng)的開支,即項(xiàng)目質(zhì)量成本, 以及實(shí)施質(zhì)量管理之后的利益,即項(xiàng)目質(zhì)量收益,進(jìn)行取舍權(quán)衡。
·基準(zhǔn)對(duì)照:將當(dāng)前項(xiàng)目的做法與其他項(xiàng)目的做法進(jìn)行比較,改進(jìn)方法或形成一套度量績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)。
·實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì):通過有限數(shù)量的抽樣,確定某個(gè)問題的理想解決方案,同時(shí),系統(tǒng)地評(píng)估不同變量的影響,確定較有影響的變量。
從質(zhì)量管理的角度來看,項(xiàng)目活動(dòng)可以分為兩類:一類是符合質(zhì)量的要求,如計(jì)劃編制、培訓(xùn)、檢驗(yàn)、測(cè)試、維護(hù)等;另一類是不符合質(zhì)量的要求,如返工、產(chǎn)品召回、額外存貨、投訴處理等。典型的項(xiàng)目通常把總價(jià)的3%—5%作為質(zhì)量成本目標(biāo)。無論進(jìn)行哪種活動(dòng),都需要投入資源、消耗資金,因此我們要對(duì)投入和收益進(jìn)行分析,著眼于提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、減少返工、降低成本,從而使項(xiàng)目利害相關(guān)者更加滿意。
基準(zhǔn)對(duì)照遵循標(biāo)桿管理原則,一般采用行業(yè)的較佳實(shí)踐者作為參照。比如新建一個(gè)物流中心,參考另一個(gè)運(yùn)作高效的物流中心,它的A類訂單履行過程為3天,因而據(jù)此制定自己的質(zhì)量保證體系等。
實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)主要應(yīng)用在產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)以及過程優(yōu)化中,它采用統(tǒng)計(jì)方法,確定會(huì)影響產(chǎn)品或過程的那些特定變量。該方法的一個(gè)較主要的方面是,它提供一個(gè)統(tǒng)計(jì)框架,揭示各要素之間的交互作用和協(xié)同作用關(guān)系,然后系統(tǒng)地改變所有重要因素,而不是每次只改變一個(gè)要素。例如:汽車設(shè)計(jì)人員通過研究,確定懸架減震彈簧與輪胎的有效搭配,從而以合理的成本取得較平穩(wěn)的行駛性能。又如:在電路設(shè)計(jì)時(shí),通常認(rèn)為所有電路都采用高抗噪聲器件,性能就會(huì)很出色,但實(shí)驗(yàn)表明,只有局部電路需要高抗噪聲器件,其他部分只需一般器件,同樣可以達(dá)到高性能的要求,這樣做既有效降低了成本,又滿足了技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)的要求。
質(zhì)量規(guī)劃還使用一些其他工具,包括頭腦風(fēng)暴、關(guān)系圖、力場(chǎng)分析、名義組技術(shù)、模塊圖、流程圖和優(yōu)先排序矩陣等。
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