ERP成本管理模塊的重點

摘要：有很多朋友和客戶，向我反映，為何企業(yè)利用ERP成本管理模塊，計算企業(yè)實際成本時，老是不準(zhǔn)確，或者不穩(wěn)定，有時會準(zhǔn)確，有時會不準(zhǔn)。如日常領(lǐng)料單、退料單等單據(jù)，若要使得成本計算準(zhǔn)確，我們要求這些單據(jù)要跟生產(chǎn)訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián)，而不能手工開立單據(jù)。

有很多朋友和客戶，向我反映，為何企業(yè)利用ERP成本管理模塊，計算企業(yè)實際成本時，老是不準(zhǔn)確，或者不穩(wěn)定，有時會準(zhǔn)確，有時會不準(zhǔn)。問題到底出在哪呢？

　　ERP的成本計算模塊，使ERP生產(chǎn)管理中核心功能之一。其實，從本質(zhì)上講，ERP系統(tǒng)的成本模塊沒有何難點內(nèi)容，它其實就是一個統(tǒng)計功能，是根據(jù)其他模塊的數(shù)據(jù)統(tǒng)計出來的。那為何成本模塊應(yīng)用會這么困難呢？ERP成本模塊計算的重點、難點在哪里呢？筆者認(rèn)為，可以從以下六個方面進(jìn)行把握。

　　一、工單系統(tǒng)中，相關(guān)的交易單據(jù)要歸工單管制。

　　在工單管理模塊中，很多交易單據(jù)跟成本計算有關(guān)。如日常領(lǐng)料單、退料單等單據(jù)，若要使得成本計算準(zhǔn)確，我們要求這些單據(jù)要跟生產(chǎn)訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián)，而不能手工開立單據(jù)。

　　如開生產(chǎn)領(lǐng)料單時，要根據(jù)生產(chǎn)訂單開立領(lǐng)料單，如此，可以保證領(lǐng)的料跟生產(chǎn)訂單中的需領(lǐng)用量一致，一方面，不會領(lǐng)錯料，導(dǎo)致較后成本計算錯誤；另一方面，也不會發(fā)生少領(lǐng)等異常情況的發(fā)生。較重要的是，可以防止生產(chǎn)訂單之間挪用的現(xiàn)象。在生產(chǎn)管理中，一種材料可能用戶多個產(chǎn)品的生產(chǎn)，而有些用戶為了圖方便，把多張生產(chǎn)訂單中需要用到的材料，用一張領(lǐng)料單領(lǐng)出來。如此，就會導(dǎo)致一張生產(chǎn)訂單的成本虛高，而其他生產(chǎn)訂單的成本又比實際的要低，從而導(dǎo)致生產(chǎn)成本不準(zhǔn)確。而通過領(lǐng)料單跟工單對應(yīng)起來，在一定程度上，可以消除訂單之間材料挪用的問題。

　　開退料單時，退料單也要跟工單對應(yīng)，收到工單的管制。否則，退掉的料無法遞減對應(yīng)生產(chǎn)訂單的成本，同樣，會導(dǎo)致這張生產(chǎn)訂單成本比實際要高。

　　與此類似，委外領(lǐng)料單、退料單、委外入庫單等工單系統(tǒng)的交易單據(jù)，都要跟工單相對應(yīng)，受到工單的管制。在ERP系統(tǒng)中，還可以把兩者強(qiáng)制的對應(yīng)起來，如在領(lǐng)料單單據(jù)性質(zhì)中設(shè)置成為，領(lǐng)料單必須核對工單，則當(dāng)領(lǐng)料單不是根據(jù)工單自動轉(zhuǎn)換成領(lǐng)料單或者當(dāng)領(lǐng)料單上的領(lǐng)料內(nèi)容跟生產(chǎn)訂單上的需用材料不符合的話，領(lǐng)料單就無法審核。如此強(qiáng)制性的設(shè)定，可以保證領(lǐng)料的準(zhǔn)確性，從而保證生產(chǎn)成本計算時，成本的準(zhǔn)確性。其他相關(guān)的單據(jù)，也可以類似的設(shè)置。

　　所以，要想讓成本計算準(zhǔn)確的話，讓相關(guān)的交易單據(jù)跟工單相對應(yīng)，受其管制，如此，可以在一定程度上，從制度層面，保障成本計算的準(zhǔn)確性。

　　二、工單指定完工的管理。

　　ERP系統(tǒng)判斷工單完工的標(biāo)準(zhǔn)是生產(chǎn)訂單的入庫數(shù)量大于等于生產(chǎn)訂單生產(chǎn)數(shù)量時，但是，有時，生產(chǎn)過程中，由于報廢或者客戶取消訂單等原因，實際入庫的數(shù)量沒有生產(chǎn)訂單中計劃的生產(chǎn)數(shù)量那么多。此時，因為生產(chǎn)入庫數(shù)量還沒有達(dá)到生產(chǎn)訂單上的計劃生產(chǎn)量，所以ERP系統(tǒng)會認(rèn)為這張訂單還沒有完工，而實際上，這張生產(chǎn)訂單已經(jīng)完工。

　　而生產(chǎn)訂單是否完工，對于生產(chǎn)成本計算來說，結(jié)果是不一樣的。若生產(chǎn)訂單還沒有完工，在系統(tǒng)有可能會考慮在產(chǎn)品的影響，而若生產(chǎn)訂單已經(jīng)完工，即使沒有達(dá)到規(guī)定的生產(chǎn)數(shù)量，ERP系統(tǒng)也不會考慮在產(chǎn)品對于生產(chǎn)成本的影響。

　　同時，指定完工的生產(chǎn)訂單，還涉及到相關(guān)損失的確認(rèn)問題，這也關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的計算。若遇到這種情況，不把生產(chǎn)訂單設(shè)置成指定完工，則計算生產(chǎn)成本時就不會考慮這更改的損失等等。

　　所以，遇到中途生產(chǎn)訂單的異常情況，導(dǎo)致該張生產(chǎn)訂單在沒有達(dá)到預(yù)定的生產(chǎn)數(shù)量時，就停止生產(chǎn)的話，要把它指定完工，否則，會影響成本的準(zhǔn)確性。

在成本計算之前，用戶要再檢查一遍，當(dāng)月的未結(jié)案訂單，是否真的都是未結(jié)案，有沒有上述提到的這種情況存在。若有，要及時的進(jìn)行處理，把它指定完工。在ERP系統(tǒng)中，一般有成批指定完工的功能，就是幫助用戶來解決這方面的問題。

　　三、落實余料退庫的管理。

　　假設(shè)一張生產(chǎn)訂單，要用到某個材料1000千克，價值1000元，但是，用戶在實際領(lǐng)料時，領(lǐng)了1100千克，價值1100元。在生產(chǎn)完成后，該張訂單由于損耗等原因，還剩下50千克，價值50元。這50千克的材料如何處理？

　　不要小看這50千克材料，很有可能他就是導(dǎo)致成本計算不準(zhǔn)確的罪魁禍?zhǔn)?。這個剩余的材料，我們生產(chǎn)管理中，就叫他為余料。余料若在成本計算以前，沒有及時退庫的話，則ERP系統(tǒng)會認(rèn)為這50千克的材料已經(jīng)被這張生產(chǎn)訂單用掉了，這張生產(chǎn)訂單的成本就高了50元。由此可見，這些余料要在生產(chǎn)成本計算前，及時處理掉。

　　余料處理的要點有二。

　　一是處理的時機(jī)，余料一定要在該張生產(chǎn)訂單的成本計算前處理掉，否則，生產(chǎn)成本計算以后再處理，就沒有實際的意義了。一般企業(yè)在月底結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本，所以，企業(yè)可以選擇在月底清理一次車間，把不余料及時的退庫處理。

　　二是余料處理時，要跟領(lǐng)料時的生產(chǎn)訂單對應(yīng)。即這50千克材料是根據(jù)那張生產(chǎn)訂單領(lǐng)出來的，退料時也要對應(yīng)到這張生產(chǎn)訂單中去，如此，才不會張冠李戴。在計算成本時，才會把多余的料從這張生產(chǎn)訂單中扣去，而不會扣到其他生產(chǎn)訂單中去。若實在無法區(qū)別，則系統(tǒng)會在較終計算成本時，平均在在每個產(chǎn)品上扣除。如這50千克材料找不到主了，怎么辦呢？ERP系統(tǒng)不會自己貪污，而是根據(jù)當(dāng)月的生產(chǎn)訂單的數(shù)量，平均扣減。

　　可見，余料對于生產(chǎn)成本的影響是非常直接的，特別是材料成本，跟材料成本的準(zhǔn)確性直接相關(guān)。

　　余料管理中，還會遇到一個問題。就是有些企業(yè)，一般是生產(chǎn)完工后，先入庫，然后再清點材料。這就遇到一個難題，即當(dāng)生產(chǎn)完工入庫時，系統(tǒng)會認(rèn)為該張生產(chǎn)訂單已經(jīng)結(jié)案，就不允許用戶進(jìn)行任何跟這張生產(chǎn)訂單相關(guān)的操作，如退料動作等。但是，現(xiàn)在大部分企業(yè)生產(chǎn)管理都無法做到，在生產(chǎn)完工入庫前，先清點余料并及時退庫，大部分的企業(yè)都是在月末進(jìn)行清點并退庫。針對這種管理的實際情況，一些國內(nèi)的ERP軟件，適應(yīng)中國的實際國情，對余料網(wǎng)開一面。即允許用戶在生產(chǎn)訂單完工后，再進(jìn)行退料的動作，但是有時間上的限制，即本月完工的生產(chǎn)訂單要在本月底處理完余料，隔月則不行。如某張生產(chǎn)訂單，9月份開始生產(chǎn)，10月19日完工。則系統(tǒng)允許用戶在月末清點余料，即只要在10月31日前退料系統(tǒng)都是允許的，都可以對應(yīng)到生產(chǎn)訂單，但是，11月退料，則系統(tǒng)就不允許用戶對應(yīng)到原來的生產(chǎn)訂單了。ERP系統(tǒng)會把這個好處平均分配給各個生產(chǎn)訂單。如此，每張生產(chǎn)訂單的成本都會比實際低一點，具體影響的程度，跟當(dāng)月的生產(chǎn)量成反比。生產(chǎn)量越大，則影響的金額就比較小，有時候可以忽略不計。而當(dāng)生產(chǎn)量比較小時，則影響會比較大。

　　所以，企業(yè)要根據(jù)自己對于成本計算的要求，在成本精確度與余料管理控制水平上，取得一個均衡。