ERP系統(tǒng)中要巧用采購發(fā)票差異

　　摘要：如此的話，這筆應(yīng)付帳款就直接以這個發(fā)票的價格來生成相關(guān)的金額，而不是原來采購訂單的價格。當(dāng)企業(yè)跟供應(yīng)商協(xié)商好具體的扣款事宜之后，財務(wù)人員就在“采購發(fā)票差異”處，更改開票金額。

　　在ERP系統(tǒng)中有一個采購發(fā)票差異，其是一個比較小的功能，經(jīng)常被人所忽視。但是，其卻可以解決采購員工作中很多的難題。若項目管理員能夠充分發(fā)揮這個功能的作用，那么采購管理員很多難題都將迎刃而解。筆者現(xiàn)在就列舉一些筆者在項目維護(hù)中利用這個功能解決實際問題的案例?；蛟S看完這些案例后，大家都會深有同感。

　　應(yīng)用情景一：因為貨款折讓而導(dǎo)致的采購訂單價格與發(fā)票價格不一致。

　　有時候，當(dāng)企業(yè)在生產(chǎn)線上時，才會發(fā)現(xiàn)原材料的不良問題。不過，這個不良品后果不是很嚴(yán)重，經(jīng)過某些處理，仍然可以采用。此時，企業(yè)可能出于生產(chǎn)交期比較緊等原因，在相關(guān)業(yè)務(wù)人員與質(zhì)量檢驗人員確認(rèn)后，仍然利用這種稍帶瑕疵的原材料進(jìn)行生產(chǎn)。但是，前期是供應(yīng)商必須給與一定的貨款折讓。

　　因為現(xiàn)在企業(yè)已經(jīng)收貨，在系統(tǒng)中開了入庫單。若去更改采購訂單價格的話，肯定是行不通的。因為系統(tǒng)為了保障數(shù)據(jù)的一致性，在采購訂單上做了控制。當(dāng)系統(tǒng)中已經(jīng)有某張采購訂單的入庫記錄時，這張采購訂單就不允許對對某些內(nèi)容的更改，包括價格、采購數(shù)量等等。為此，在這種情況下，更改采購訂單價格是不現(xiàn)實的。但是，因為有貨款折讓的因素，企業(yè)在做應(yīng)付帳款、在做發(fā)票管理的時候，其價格確實需要變動。在這種情況下，該如何處理呢？

　　ERP系統(tǒng)中就涉及了一個“采購發(fā)票差異”，來解決這方面的問題。當(dāng)發(fā)生貨款折讓的業(yè)務(wù)時，財務(wù)人員再做應(yīng)付帳款之前，需要先通過“采購發(fā)票差異”作業(yè)，把系統(tǒng)中的開票價格調(diào)整過來，按折讓后的實際價格來計算。然后，再利用“從發(fā)票生成應(yīng)付帳款”功能，生成應(yīng)付帳款。如此的話，這筆應(yīng)付帳款就直接以這個發(fā)票的價格來生成相關(guān)的金額，而不是原來采購訂單的價格。

　　應(yīng)用情景二：一攬子合同導(dǎo)致的采購訂單價格與發(fā)票價格的差異。

　　企業(yè)有時候為了節(jié)省采購成本，就會跟供應(yīng)商簽訂一攬子合同。一攬子合同是指在跟供應(yīng)商預(yù)先商定好，如果企業(yè)一年的采購金額達(dá)到多少時，給可以總的采購金額多少折扣等等。而在實際工作中，往往是采取另外一種便于管理的方式。如企業(yè)跟供應(yīng)商商定，當(dāng)采購金額達(dá)到1000萬時，可以享受總貨款額度的2%的優(yōu)惠。當(dāng)達(dá)到1000萬的采購金額時，后續(xù)的采購訂單價格不但有2%的優(yōu)惠，而且還要把1000萬的貨款的2%，即20萬的金額在以后的采購訂單中逐漸扣除。而這個扣除的金額往往在采購訂單下單時，不能夠確定。而只有在跟供應(yīng)商對帳時，才能夠確定這個月要扣除多少。為此，采購訂單上的單價與供應(yīng)商發(fā)票金額上就會有差異。遇到這種情況的話，我們也可以利用采購發(fā)票差異的功能來解決。

　　具體的處理跟上面的類似。當(dāng)企業(yè)跟供應(yīng)商協(xié)商好具體的扣款事宜之后，財務(wù)人員就在“采購發(fā)票差異”處，更改開票金額。然后，企業(yè)就根據(jù)金額更改后的發(fā)票來生成應(yīng)付帳款。不過在利用這個功能解決這個問題的時候需要注意另外一個問題。當(dāng)采購訂單相關(guān)的金額扣除之后，其發(fā)票上的開票金額往往也會隨之更改。不然的話，供應(yīng)商要多交增值稅了?；蛘哒f，這本質(zhì)上屬于數(shù)量折扣，而不是現(xiàn)金折扣。這兩者有本質(zhì)的區(qū)別。數(shù)量折扣，又成為現(xiàn)金折扣，其折扣金額直接扣減貨款。所以在發(fā)票上的計稅金額應(yīng)該是扣除之后的金額。而商業(yè)折扣其往往不能夠在稅前扣除，而應(yīng)該在財務(wù)費用中體現(xiàn)。所以，無論從法律上，還是從企業(yè)的實際處理中，都要求在開票之前把相關(guān)的款項扣除。

　　若企業(yè)的實際處理不符合這個規(guī)則的話，則需要另外尋求解決方案。企業(yè)若開票金額仍然跟采購金額一致，即沒有扣除折扣金額的話，那么就不適用這個解決方案。這在實際處理過程中，需要特別注意。否則的話，后續(xù)處理，如應(yīng)付帳款的結(jié)轉(zhuǎn)上，就會出現(xiàn)麻煩。