ERP項(xiàng)目實(shí)施中如何進(jìn)行同步管理

作者：崔曉陽

　　真正體現(xiàn)ERP對于管理促進(jìn)的特征是信息共享，幾乎任何一個(gè)供應(yīng)商在對企業(yè)進(jìn)行ERP產(chǎn)品講解時(shí)都會談到如何消除信息孤島實(shí)現(xiàn)信息共享，在財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間真正實(shí)現(xiàn)了信息共享，也就達(dá)到了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的同步管理。

　　前面對ERP的主要管理內(nèi)容和應(yīng)用流程都作了介紹，但是讀者不難發(fā)現(xiàn)，在這些介紹中都是以一個(gè)管理職能為基礎(chǔ)展開的。但是，真正體現(xiàn)ERP對于管理促進(jìn)的特征是信息共享，幾乎任何一個(gè)供應(yīng)商在對企業(yè)進(jìn)行ERP產(chǎn)品講解時(shí)都會談到如何消除信息孤島實(shí)現(xiàn)信息共享，在財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間真正實(shí)現(xiàn)了信息共享，也就達(dá)到了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的同步管理。所以本節(jié)內(nèi)容就是想通過進(jìn)一步分析ERP1中的各種管理內(nèi)容的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，一方面對信息共享進(jìn)行一些解析，另外一方面也再次證明ERP1做為實(shí)施ERP的第一步所具有的合理性。由于任何ERP產(chǎn)品都是十分龐大的，就像不可能將所有流程都進(jìn)行一一介紹一樣，也不可能將所有關(guān)聯(lián)的信息共享應(yīng)用進(jìn)行介紹。在ERP1的范圍內(nèi)同樣如此，所以這里選擇一些較能表明財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理的關(guān)聯(lián)應(yīng)用來進(jìn)行解析。

　　1. 銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理

　　在沒有進(jìn)行信息化管理的企業(yè)中，所有業(yè)務(wù)管理之間的聯(lián)系都是要通過各種單據(jù)的傳遞來實(shí)現(xiàn)的，這些單據(jù)是一種依據(jù)、一種證據(jù)、一種責(zé)任。為了這種依據(jù)、證據(jù)和責(zé)任，手工管理不得不呈現(xiàn)出一種低效率，這種低效率就是在對這些單據(jù)的等待、核實(shí)、匯總、分類、統(tǒng)計(jì)中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒有依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結(jié)果。

　　在此，在ERP的應(yīng)用程度范圍內(nèi)，分析銷售管理、庫存管理、財(cái)務(wù)管理三者之間是如何實(shí)現(xiàn)信息共享，從而達(dá)到銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理。

　　首先在銷售管理中其銷售業(yè)務(wù)是從銷售訂單開始的，這里再重申一點(diǎn)，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內(nèi)的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計(jì)算機(jī)應(yīng)用而創(chuàng)立的一種形式。在企業(yè)的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當(dāng)于是確立了一項(xiàng)銷售任務(wù)，當(dāng)然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對于老客戶或許僅僅是一個(gè)電話或傳真的確認(rèn)。不管它的形式是什么，總之是確認(rèn)了一項(xiàng)銷售任務(wù)。此時(shí)，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項(xiàng)銷售任務(wù)錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對這張銷售訂單進(jìn)行審核，一旦審核完成，也就相當(dāng)于確定了一種銷售任務(wù)的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。銷售訂單與合同的區(qū)別在于合同是企業(yè)與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業(yè)內(nèi)部的一種銷售任務(wù)全過程的記錄，包括任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行和完成結(jié)果。如果每個(gè)銷售合同就是一項(xiàng)銷售任務(wù)的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動產(chǎn)生。但是，銷售管理中可以是幾個(gè)銷售合同構(gòu)成一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)一個(gè)銷售訂單對應(yīng)著幾個(gè)銷售合同。也可能一個(gè)銷售合同會派生出若干項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)，一個(gè)銷售合同對應(yīng)著幾個(gè)銷售訂單。

　　在ERP中，一旦銷售訂單經(jīng)過了審核，就相當(dāng)于確定了一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)的信息共享體現(xiàn)在，所有與該項(xiàng)銷售任務(wù)相關(guān)的部門和人員都看到這張銷售訂單，當(dāng)然，信息共享絕對不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

　　● 銷售部門本身可以用銷售訂單直接產(chǎn)生發(fā)貨單，而無須再重新填制發(fā)貨單。

　　● 庫存管理可以根據(jù)發(fā)貨單直接生成銷售出庫單，無須重新填制銷售出庫單。

　　● 核算存貨時(shí)可以直接根據(jù)銷售出庫單產(chǎn)生記賬憑證，無須重新再做憑證。

　　● 銷售發(fā)票開出時(shí)，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數(shù)量、價(jià)格。

　　● 可以根據(jù)銷售發(fā)票自動產(chǎn)生記賬憑證。

　　在ERP的財(cái)務(wù)管理中，由于財(cái)務(wù)根據(jù)記賬憑證進(jìn)行記賬的過程也是自動完成的，所以銷售出庫自動產(chǎn)生的記賬憑證也會自動記入相應(yīng)的賬簿，這個(gè)過程可以是實(shí)時(shí)的，此外，對于銷售業(yè)務(wù)而言，所開發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來自動生成憑證。由于生成憑證的時(shí)間可以是任意的，且可以一張單據(jù)生成一張憑證，也可以多張單據(jù)生成一張憑證，所以可以做到實(shí)時(shí)管理。即任何時(shí)候只要發(fā)生了銷售業(yè)務(wù)，隨時(shí)都能直接反映到財(cái)務(wù)賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財(cái)務(wù)事后記賬的傳統(tǒng)方式，使財(cái)務(wù)能夠發(fā)揮對業(yè)務(wù)的監(jiān)控職能，使得管理者隨時(shí)都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展。同步管理的另外一個(gè)意義在于，由于憑證的生成是實(shí)時(shí)自動的，所以憑證的記錄是細(xì)致而精準(zhǔn)的，在系統(tǒng)中完全可以由憑證追溯到業(yè)務(wù)上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現(xiàn)為可以由管理指標(biāo)的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。

　　當(dāng)然，銷售信息的共享絕不只是在已經(jīng)闡述的這些內(nèi)容上。盡管不能一一列舉，但有一點(diǎn)是必須要指出的，那就是當(dāng)企業(yè)下一步實(shí)施ERP2以后，銷售訂單的共享在生產(chǎn)計(jì)劃管理中是更加重要了，它是生產(chǎn)計(jì)劃的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。

　　2. 采購業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理

　　采購業(yè)務(wù)與銷售業(yè)務(wù)一樣可以做到與財(cái)務(wù)管理同步。采購管理同樣是以采購訂單為核心達(dá)到各相關(guān)部門間實(shí)現(xiàn)信息共享。采購任務(wù)的下達(dá)反映在采購訂單之中，采購任務(wù)的執(zhí)行情況都可以圍繞采購訂單通過信息共享完整記錄下來。采購訂單與銷售訂單類似，也是ERP中特有的一種用來進(jìn)行采購管理的形式。

　　一旦采購訂單通過審批，就意味著采購任務(wù)已經(jīng)明確，此時(shí)所有各相關(guān)部門都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應(yīng)商、品名、數(shù)量、價(jià)格等等。

　　● 可以通過采購訂單直接生成到貨單。

　　● 可以通過采購到貨單直接生成采購入庫單。

　　● 可以根據(jù)采購訂單直接生成采購發(fā)票。

　　● 可以根據(jù)采購入庫單直接生成記賬憑證。

　　● 可以根據(jù)采購發(fā)票直接產(chǎn)生記賬憑證。

　　這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)控。

　　3. 精準(zhǔn)的庫存可用量共享

　　由于庫存管理是整個(gè)企業(yè)物流狀況集中表現(xiàn)的地方，所以庫存管理中的信息與其他各管理業(yè)務(wù)共享就顯得尤為突出，在此以庫存物品的可用量為例，來說明庫存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應(yīng)用。

　　一般在ERP軟件中，都會有類似讓ERP用戶自己定義企業(yè)的可用量的公式設(shè)置。

　　可用量與四個(gè)因素相關(guān)，即現(xiàn)存量、凍結(jié)量、預(yù)計(jì)入庫量、預(yù)計(jì)出庫量。其中現(xiàn)存量和凍結(jié)量是一種固定狀態(tài)，而預(yù)計(jì)入庫量和預(yù)計(jì)出庫量則是根據(jù)不同企